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So verwenden Sie Google Tasks, um Ihr Leben zu optimieren

Google Tasks wurde im letzten Jahr neu gestaltet, überarbeitet und neu gestartet. Es verfügt über einfache Funktionen zur Aufgabenverwaltung, die so einfach zu bedienen sind, dass Sie die am wenigsten technisch versierte Person sind und sie dennoch mühelos verwenden können.



Wenn Sie nach einem gesucht haben Aufgabenliste Wenn Sie mit Ihrer E-Mail-Adresse und Ihrem Kalender synchronisiert sind, suchen Sie nicht weiter - Google Tasks ist Ihre Antwort. Es hat die Fähigkeit, dein Leben zu enttäuschen und dich so zu organisieren, dass sogar Marie Kondo stolz wäre.

In diesem Handbuch erfahren Sie alles, was Sie über Google Tasks wissen müssen, um Ihr tägliches Leben zu optimieren. Von der Funktionsweise und der Synchronisierung mit anderen Google-Diensten bis hin zu Tastaturkürzeln und mehr werden wir sie alle treffen.





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Warten Sie nicht, bis es jemand anderes tut. Stellen Sie sich selbst ein und geben Sie den Ton an.

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Was ist der Google Tasks Manager?

Diese To-Do-Liste von Google wurde offiziell als Google Tasks bezeichnet (nicht zu verwechseln mit dem Task-Manager von Google Chrome) Erstmals im Jahr 2008 auf den Markt gebracht . Es hat jedoch einen Großteil seiner Existenz damit verbracht, von den vielen anderen populäreren Funktionen des Technologieriesen überschattet zu werden.

Die Tatsache, dass es keinen direkten Ein-Klick-Zugriff über die Google Mail- oder Google Kalender-Desktop-Oberfläche gab, bedeutete auch, dass es nicht so oft untersucht wurde wie andere Dienste.

Dies änderte sich jedoch im Juni 2018.

Im Rahmen der Bemühungen, das G Suite-Erlebnis zu verbessern, hat Google eine Reihe von Änderungen vorgenommen, darunter: Hinzufügen von Aufgaben zu seinen Kerndiensten neben Laufwerk, Kalender, Hangouts usw.

So verwenden Sie Google Tasks

Kurz gesagt, Google Tasks ist ein Aufgabenverwaltungsdienst, der auf den Kern reduziert wurde. Damit können Sie:

  • Aufgaben hinzufügen und entfernen
  • Fügen Sie Details zu Aufgaben hinzu
  • Festlegen von Fälligkeitsterminen und -zeiten für Aufgaben (Synchronisierung mit Google Kalender)
  • Erhalten Sie Aufgabenbenachrichtigungen
  • E-Mails als Aufgaben hinzufügen (Synchronisierung mit Google Mail)
  • Unteraufgaben hinzufügen
  • Markieren Sie Aufgaben als erledigt
  • Habe mehrere Listen
  • Haben Sie unterschiedliche Listen für unterschiedliche Konten

Es bietet so ziemlich die grundlegendsten Funktionen einer To-Do-Liste in einem äußerst minimalistischen und benutzerfreundlichen Layout und Design. Sie können sich das als eine digitalisierte Version des traditionellen Notizbuchs aus Stift und Papier vorstellen, das Sie mit sich herumtragen. Dies ist jedoch in Ihre E-Mail-Adresse und Ihren Wecker integriert.

Derzeit ist es für den individuellen Gebrauch gedacht und verfügt nicht über die komplexeren Projekt- und Produktivitätsmanagementfunktionen, wie sie von Trello, Asana und anderen angeboten werden Produktivitäts-Apps .

Ziel ist es, Nutzern die Möglichkeit zu geben, ihr Leben effizienter zu gestalten. Es ist in die beiden am häufigsten verwendeten G Suite-Funktionen integriert und synchronisiert: Google Mail und Google Kalender.

Wo finde ich Google Tasks?

Wenn Sie ein regelmäßiger G Suite-Nutzer sind und die Änderungen, die Google im letzten Jahr vorgenommen hat, den größten Teil Ihrer Aufmerksamkeit auf das neue Google Mail-Design gerichtet haben.

Intelligente Antworten, intelligente E-Mail-Kompositionen und die Möglichkeit, E-Mails zu deaktivieren, sind großartige und aufregende neue Funktionen. Aber was ist mit Ihrer E-Mail an andere neue Funktionen wie die brandneuen Google Tasks?

Mit der Überarbeitung hat Google es G Suite-Nutzern jetzt extrem einfach gemacht, auf Google Tasks zuzugreifen. Hier ist wie.

Google Tasks Desktop

Auf Ihrem Desktop ist Tasks bereits in Ihre Google-Oberfläche integriert. Sie können es in einem Seitenbereich auf der rechten Seite aus einem der folgenden Bereiche suchen: Google Mail, Google Kalender, Laufwerk, Dokumente, Blätter und Folien.

Dies ist ein Bereich, den Sie ausblenden oder anzeigen können.

Klicken Sie auf das Symbol, um Ihre Aufgabenliste (n) zu öffnen.

Wenn Sie zum ersten Mal Benutzer sind, sehen Sie, dass bereits eine Standardliste mit dem Namen 'Meine Aufgaben' erstellt wurde. Sie können diese Liste nicht löschen, aber Sie können sie nach Belieben umbenennen.

Und das ist so einfach wie das Klicken auf das Überlaufmenü (die drei vertikalen Punkte) oben rechts, um die verfügbaren Optionen zum Ändern Ihrer Liste aufzurufen - einschließlich des Umbenennens.

Google Tasks App

Die App kann kostenlos im Google Play Store und im iOS App Store heruntergeladen werden.

Ebenso wird für die App für Erstbenutzer dieselbe Liste 'Meine Aufgaben' bereits erstellt, die umbenannt werden kann.

Das Navigieren in der mobilen und der Desktop-Version ist ziemlich gleich. Der einzige Unterschied besteht darin, dass sich das Überlaufmenü in der mobilen App unten rechts statt oben rechts befindet.

Und genau wie bei allen anderen G Suite-Funktionen werden sowohl die App- als auch die Desktop-Version automatisch synchronisiert.

Hinzufügen von Erinnerungen zu Google-Aufgaben aus Google Kalender

Wenn Sie verwendet haben Google Kalender Erinnerungen und beginnen mit Aufgaben, um Ihr Leben zu organisieren. Es wäre sicherlich hilfreich, Ihre Erinnerungen und Aufgaben in einer einzigen Liste zu haben, um sie einfach anzeigen zu können.

Schließlich funktionieren Google Kalender-Erinnerungen genau wie Aufgaben, und wenn Sie alles in einer Ansicht zusammenfassen, müssen Sie nicht mehr hin und her wechseln. Außerdem fällt alles in den Plan von Google, dass Aufgaben das sein sollen 'Ein Ziel, um zu verfolgen, was Sie in G Suite tun müssen.'

Sie können Ihre vorhandenen Erinnerungen aus Google Kalender in zwei einfachen Schritten kopieren:

  1. Öffnen Sie das Überlaufmenü
  2. Wählen Sie die letzte Option in der Liste aus: 'Erinnerungen in Aufgaben kopieren'

Dies ist jedoch nur ein einmaliger Import. Änderungen wie Änderungen an Erinnerungen oder neue Erinnerungen, die nach dem Kopieren vorhandener Erinnerungen zu Google Kalender hinzugefügt wurden, werden nicht automatisch in Aufgaben berücksichtigt. Jede Synchronisierung von Erinnerungen und Aufgaben ab diesem Zeitpunkt muss manuell erfolgen, indem die obigen Schritte wiederholt werden.

Anzeigen von Aufgaben in Google Kalender

Wenn Sie ein Planer sind, möchten Sie Ihre Aufgaben in einem Kalender anzeigen können, damit Sie sich organisieren können. Glücklicherweise haben Sie bei Aufgaben die Möglichkeit, dies in Google Kalender zu tun, solange Sie ein Datum (und eine Uhrzeit) für Ihre Aufgabe festgelegt haben. So planen Sie eine Aufgabe:

  1. Wählen Sie die Option zum Hinzufügen einer Aufgabe aus, oder rufen Sie den Bearbeitungsmodus auf, wenn Sie bereits eine Aufgabe erstellt haben
  2. Klicken Sie auf 'Datum / Uhrzeit hinzufügen'.
  3. Geben Sie das Datum (und die Uhrzeit) an, für die Sie die Aufgabe planen möchten
  4. Klicken Sie auf 'OK', wenn Sie sich auf Ihrem Desktop befinden, oder auf 'Fertig', wenn Sie die App verwenden

Sie können auch eine wiederkehrende Aufgabe planen, die hilfreich sein kann, wenn Sie Medikamente haben, die Sie täglich oder regelmäßig einnehmen müssen, oder wenn Sie Dinge wie das pünktliche Bezahlen von Rechnungen etwas vergessen.

Damit Ihre geplanten Aufgaben in Google Kalender angezeigt werden, stellen Sie sicher, dass in Ihrem Google Kalender die Option 'Aufgaben' ausgewählt ist, die im entsprechenden Zeitfenster aufgeführt wird. Wenn der Aufgabe keine bestimmte Zeit zugewiesen ist, wird sie einfach als 'Ganztages' -Aufgabe aufgeführt.

Aufgaben in Google Kalender neu planen

Inmitten der Hektik des Lebens ist es üblich, dass Pläne nicht immer wie geplant verlaufen. Wenn Sie Ihre Aufgaben neu planen müssen, können Sie dies direkt über Google Kalender auf Ihrem Desktop tun.

Dies funktioniert genauso wie das Umplanen eines Ereignisses. Es gibt natürlich die alte Methode, die Aufgabe auszuwählen, in den Bearbeitungsmodus zu wechseln und ihr dann ein neues Datum und eine neue Uhrzeit zuzuweisen.

Alternativ können Sie auch einfach per Drag & Drop verschieben.

Wenn Sie sich in der Tagesansicht befinden, können Aufgaben, denen eine bestimmte Zeit zugewiesen wurde, in ein anderes Zeitfenster verschoben werden. Für 'ganztägige' Aufgaben ist jedoch die Methode der alten Schule erforderlich, damit sie neu geplant werden können.

Wenn Sie sich in der Wochenansicht befinden, können Aufgaben, denen eine bestimmte Zeit zugewiesen wurde, in ein beliebiges Zeitfenster in dieser bestimmten Woche verschoben werden. 'Ganztägige' Aufgaben können auch an einen anderen Tag verschoben werden, solange sie auf dieselbe Woche fallen.

Der Umplanungsprozess wird in der Monatsansicht etwas starrer, da sich die Dinge dann eher verdichten. Aufgaben, die für eine bestimmte Zeit und ein bestimmtes Datum festgelegt wurden, können nicht am selben Tag in ein anderes Zeitfenster verschoben werden und können nur an einen anderen Tag (innerhalb desselben Monats) verschoben werden, während dasselbe Zeitfenster beibehalten wird. Gleiches gilt für Aufgaben für den ganzen Tag.

Erhalten Sie Google Tasks-Benachrichtigungen

Wenn Sie sehr vollgepackte Tage führen, möchten Sie möglicherweise Benachrichtigungen aktivieren, um Ihr Leben zu erleichtern und sich daran zu erinnern, wann eine Aufgabe fällig ist. Wenn Sie eine Zeit für Ihre Aufgabe festgelegt haben, erhalten Sie zur geplanten Zeit eine Google Kalender-Benachrichtigung auf Ihrem Desktop. Machen Sie sich keine Sorgen, wenn Sie sich nicht an Ihrem Computer befinden, da Sie auch eine Benachrichtigung von der Aufgaben-App erhalten.

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Wenn Sie ein Datum, aber keine Uhrzeit festgelegt haben, erhalten Sie um 9 Uhr Ortszeit eine Benachrichtigung über das Datum, an dem die Aufgabe festgelegt wurde.

In Google Kalender werden nur Aufgaben angezeigt, für die Datumsangaben festgelegt wurden. Diese werden automatisch synchronisiert. Dies bedeutet, dass Änderungen an Datum, Uhrzeit oder Details automatisch in Google Kalender übernommen werden. Und umgekehrt.

E-Mail als Aufgabe hinzufügen

Haben Sie eine wichtige E-Mail, auf die Sie antworten können, als Sie sie erhalten haben? Das kann sehr gut der Fall sein, wenn Sie ein sind erfolgreicher Unternehmer mit einem vollgepackten Zeitplan. Ärgern Sie sich nicht mehr, es gibt jetzt eine einfache Lösung dafür.

Eine der besten Funktionen von Tasks ist die einfache Integration in Google Mail. Neben einer umfassenden Ansicht von Google Mail und Aufgaben auf Ihrem Desktop können Sie Ihren Aufgaben jetzt ganz einfach E-Mails hinzufügen.

Auf Ihrem Desktop-Browser

  1. Gehen Sie in Ihren Posteingang
  2. Öffnen Sie Aufgaben in der rechten Seitenleiste
  3. Ziehen Sie die E-Mail per Drag & Drop in Ihre Aufgabenliste

Wenn Sie bereits in der E-Mail sind, klicken Sie oben auf das Überlaufmenü Ihres Posteingangs und wählen Sie 'Zu Aufgaben hinzufügen'. Dies funktioniert unabhängig davon, ob Sie die Seitenleiste Aufgaben geöffnet haben.

Wenn Ihre Liste nach Datum sortiert ist, wird die neue Aufgabe in die Kategorie 'Kein Datum' am Ende der Liste aufgenommen. Wenn Sie es nach 'Meine Bestellung' sortiert haben, geht es ganz nach oben.

Die Aufgabe wird automatisch als Betreff der E-Mail benannt. Um dies zu vereinfachen, enthält die Aufgabe einen direkten Link zur E-Mail.

In Ihrer Google Mail-App

  1. Öffnen Sie die E-Mail, die Sie als Aufgabe festlegen möchten
  2. Tippen Sie auf die drei vertikalen Punkte in der oberen rechten Ecke (neben der Markierung als Lese- / ungelesene Option).

  1. Wählen Sie 'Zu Aufgaben hinzufügen'.

Um die Aufgabe anzuzeigen oder zu bearbeiten, klicken Sie einfach in der Bestätigungsmeldung, die sofort angezeigt wird, auf „Anzeigen“. Dies ist jedoch nur für einige Sekunden vorhanden.

Wenn Sie es verpassen, öffnen Sie einfach die App, um die neu zugewiesene E-Mail zu finden. Wenn Sie Ihre Liste nach Datum sortiert haben, finden Sie die Aufgabe unten unter 'Kein Fälligkeitsdatum'. Andernfalls sollte es die erste Aufgabe auf Ihrer Liste sein.

Wie bei jeder anderen Aufgabe können Sie Details und Unteraufgaben hinzufügen und Datum und Uhrzeit festlegen (um sich beispielsweise daran zu erinnern, zu antworten). Und genau wie bei der Desktop-Version gibt es unten einen direkten Link zur E-Mail für den einfachen Zugriff.

Aufgaben sortieren

Sie können Ihre Aufgaben nach Datum oder in beliebiger Reihenfolge sortieren. Sie können dies tun, indem Sie das Überlaufmenü aufrufen und zwischen 'Meine Bestellung' und 'Datum' wählen.

Wenn Ihre Aufgaben nach Datum sortiert sind, bedeutet dies im Grunde, dass Aufgaben mit dem frühesten geplanten Fälligkeitsdatum oben in Ihrer Liste aufgeführt werden und entsprechend absteigen.

Beachten Sie, dass Sie Ihre Aufgaben nicht neu anordnen können, wenn Sie sie nach Datum sortiert haben.

Um hier die Debatte „dringend versus wichtig“ einzuleiten, bedeutet die nächste Aufgabe natürlich nicht, dass es sich um die dringendste Aufgabe handelt. Sie können Ihre Aufgaben also gerne selbst mit 'Meine Bestellung' sortieren.

Standardmäßig ist dies die Reihenfolge, in der Sie die Aufgaben eingegeben haben, wobei der neueste Zusatz oben in der Liste steht. Sie können die Aufgaben jedoch nach Belieben neu anordnen.

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Es ist erwähnenswert, dass Sie wählen können, ob Ihre Aufgaben in der App und auf dem Desktop unterschiedlich sortiert werden sollen (z. B. nach Datum in der App und nach Ihrer eigenen Bestellung auf dem Desktop oder umgekehrt).

Tastatürkürzel

Als ob die Verwendung von Aufgaben noch nicht einfach genug wäre, führte Google Tastaturkürzel für die Desktop-Version ein, um sie noch benutzerfreundlicher zu gestalten.

Für die meisten dieser Verknüpfungen muss zuerst die Aufgabe ausgewählt werden. Klicken Sie dazu darauf, um den Cursor aufzurufen, und drücken Sie dann zweimal die Escape-Taste. Eine Aufgabe wird ausgewählt, wenn sie einen grauen Schatten um den Rand hat.

Hier ist eine Liste nützlicher Tastaturkürzel:

Umschalt + Eingabetaste: Zeigt / bearbeitet Aufgabendetails (Aufgabe muss ausgewählt sein)

Esc: Beendet die Aufgabendetailansicht oder den Bearbeitungsmodus

Raum: Markiert eine Aufgabe als erledigt oder unvollständig (Aufgabe muss ausgewählt sein)

Eingeben: Fügt eine neue Aufgabe hinzu oder wechselt in den Aufgabenbearbeitungsmodus (jede Aufgabe muss ausgewählt sein)

Rücktaste: Aufgabe löschen (Wählen Sie die Aufgabe aus, die Sie löschen möchten, und halten Sie die Rücktaste gedrückt, als würden Sie den Namen der Aufgabe löschen.)

Und noch ein paar mehr:

Alt + Aufwärtspfeil: Verschiebt die Aufgabe nach oben (Aufgabe muss ausgewählt sein)

Alt + Abwärtspfeil: Verschiebt die Aufgabe nach unten (Aufgabe muss ausgewählt sein)

Strg oder Befehl +]: Fügt einer Aufgabe einen Einzug hinzu

Strg oder Befehl + [: Entfernt einen Einzug aus einer Aufgabe

Umschalt + T: Fügt E-Mail als Aufgabe hinzu

G + K: Öffnet Aufgaben

Und hey, wir machen es auch Ihnen leichter. Um eine vollständige Liste dieser Verknüpfungen zu erhalten, öffnen Sie einfach das Überlaufmenü und wählen Sie 'Tastaturkürzel'.

Alternativ können Sie in Ihrer Google Mail- oder Google Kalender-Desktopansicht einfach Strg oder Befehlstaste + / drücken. Beachten Sie, dass Aufgaben geöffnet sein müssen, damit dies funktioniert.

Fazit

Die einfache Zugänglichkeit und Benutzerfreundlichkeit von Google Tasks macht die Verwendung zu einer absoluten Freude. Google hat einen detaillierten Leitfaden veröffentlicht G Suite Lernzentrum . Aber es ist ehrlich gesagt so einfach, dass keine Schulung oder Anleitung erforderlich ist, um zu verstehen, wie Sie sich darin zurechtfinden.

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Darüber hinaus bietet die nahtlose Integration mit anderen G Suite-Funktionen, insbesondere Google Mail und Google Kalender, eine sehr benutzerfreundliche Erfahrung. Hier ist eine kurze Zusammenfassung dessen, was Sie mit dieser Integration tun können:

  • Kopieren Sie Erinnerungen an Google Kalender in Google Aufgaben, um einen umfassenden Überblick über Ihren Zeitplan für beide Dienste zu erhalten
  • Zeigen Sie Ihre Aufgaben in Google Kalender an, um zu vermeiden, dass Sie hin und her wechseln müssen
  • Planen Sie Ihre Aufgaben über Google Kalender neu, um sie einfach zu organisieren und / oder neu zu organisieren
  • Fügen Sie E-Mails aus Google Mail als Aufgabe hinzu, um sich daran zu erinnern, später darauf zuzugreifen
  • Verwenden Sie Tastaturkürzel aus den grundlegenden G Suite-Diensten für den einfachen Zugriff und die Verwaltung Ihrer Aufgaben

Ob Sie daran denken ein Geschäft eröffnen Das einfache Design und die Funktionen von Google Tasks sorgen dafür, dass die Aufgabenverwaltung Ihres Unternehmens problemlos funktioniert.

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