So verwalten Sie ein Remote-Team: Ihr Leitfaden zur virtuellen Führung

Ein Team zu führen ist persönlich schon schwer genug. Jetzt stehen Manager auf der ganzen Welt vor dem Neuland, alles online zu erledigen.

Für einige ist es nur vorübergehend. Aber für viele, Remote-Teamwork wird auf absehbare Zeit nirgendwo hingehen. Selbst nachdem sich der Staub gelegt hat und die Pandemie hinter uns liegt, wird die Notwendigkeit, ein entferntes Team effektiv zu führen, bis zu einem gewissen Grad bestehen bleiben.

Die Arbeit mit Remote-Teams bringt viele der klassischen Hindernisse des Managerlebens mit sich. Es werden aber auch einige interessante neue vorgestellt.

Und einige dieser Hindernisse werden einfache Teammanager von echten Führungskräften trennen. Organisation und Richtlinien sind wichtiger denn je - aber auch unterstützend, verständnisvoll und belastbar.

Betrachten Sie diesen Artikel als Ihr Toolkit zum Verwalten von Remote-Mitarbeitern. Wir werden uns einige der größten Herausforderungen ansehen, denen sich die „virtuellen Führungskräfte“ von heute gegenübersehen, sowie einige Best Practices und Tools, mit denen Sie diese Herausforderungen bewältigen und Ihr Team zum Ruhm führen können.

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Lasst uns anfangen.

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Herausforderungen bei der Verwaltung von Remote-Mitarbeitern
Best Practices für Remote-Teams
Beste Tools für Remote-Teams
Remote-Teams wie ein Boss verwalten
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Warten Sie nicht, bis es jemand anderes tut. Stellen Sie sich selbst ein und geben Sie den Ton an.

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Herausforderungen bei der Verwaltung von Remote-Mitarbeitern

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Bevor wir uns mit den Lösungen die Hände schmutzig machen, schauen wir uns die wichtigsten Herausforderungen bei der Verwaltung von Remote-Mitarbeitern genauer an: Struktur, Kommunikation, Produktivität und Vertrauen.

1. Struktur

Wir sind Gewohnheitstiere. Von dieser frühen Morgenstrecke über eine Nachmittagsbesprechung bis hin zum Aufrollen auf der Couch nach einem langen Tag sind unsere Routinen ziemlich konsistent.

Aber jetzt, wo so viele Menschen von zu Hause aus arbeiten, steht alles auf dem Kopf. Es ist so, als müssten sie finde eine völlig neue Routine , zusätzlich zu den neuen Belastungen des Jonglierens von Privat- und Berufsleben innerhalb derselben Mauern. Ganz zu schweigen von Homeschooling .

Wenn Sie eine ganze Reihe neuer virtueller Tools, Kommunikationsmethoden und eine neue Umgebung einsetzen, ist es kein Wunder, dass die Verwaltung von Remote-Teams ein solcher Wirbelwind sein kann.

2. Kommunikation

Die meisten Menschen werden zustimmen, dass die persönliche Kommunikation am reibungslosesten ist. Früher konnten Fachleute in das Büro ihres Kollegen schlendern und ein Problem in einer Minute ausbügeln.

Jetzt sind unsere Posteingänge mehr denn je überflutet und wir pingen uns ständig über Messaging-Tools an. Da sich der Kommunikationsfluss erheblich auf die Technologie verlagert, ist es für viele schwieriger, zusammenzuarbeiten und die Antworten zu erhalten, die sie in der Zeit benötigen, in der sie sie benötigen.

3. Produktivität

Wenn Sie einen Mangel an Struktur mit Kommunikationsblockaden kombinieren, entstehen Produktivitätsprobleme. Dies gilt für die Arbeitsumgebung, wird jedoch in einer persönlichen Umgebung verstärkt, in der Work-Life-Balance ist wichtiger denn je.

Ich weiß nichts über Sie, aber ich bin am klarsten und effizientesten, wenn ich mich in einer Umgebung befinde, in der ich diesen Fokus mit Gleichgesinnten teilen kann. Das ist ein großer Vorteil, in einem Büro zu sein ... aber jetzt ist es verschwunden.

Und womit wurde es ersetzt? Der gleiche Ort, an dem wir auf der Couch Eis essen, wahllos ein Nickerchen machen und denken, „ich sollte wirklich dazu kommen“, wenn wir unseren riesigen Haufen ungefalteter Wäsche sehen.

Sprechen Sie über gemischte Signale.

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4. Vertrauen

Bei der Verwaltung von Remote-Teams ist es absolut wichtig, dass Sie das Vertrauen, die Zuverlässigkeit, die Teamarbeit und das allgemeine Vertrauen Ihres Teams in die Unterstützung Ihres Teams bewahren.

Wenn jedoch alle nach neuen Tools und Prozessen suchen und diese dann effizient kommunizieren, ist es einfacher als je zuvor, dieses Vertrauen zu verlieren.

Das Die Forschung dazu hat sich nicht geändert Entweder: Das Führen von Remote-Teams ist viel schwieriger, wenn Ihr Team nicht das Gefühl hat, mit seinen Bedürfnissen und Wünschen in Kontakt zu sein.

Darüber hinaus müssen Sie alle zusätzlichen psychischen und physischen Gesundheitsprobleme berechnen, die mit einer globalen Krise der öffentlichen Gesundheit verbunden sind.

Schlicht und einfach: Manager müssen härter als je zuvor arbeiten, um ihre Teams zu unterstützen.

Best Practices für Remote-Teams

1. Legen Sie eine tägliche oder wöchentliche Check-in-Zeit fest

Stellen Sie diese Babys genau wie bei regelmäßigen Teambesprechungen im Büro in eine virtuelle Umgebung um. Möglicherweise möchten Sie sogar zusätzliche Check-Ins hinzufügen, bis Ihr Team den Ablauf findet und die Dinge die höchste Glätte erreichen. Anschließend können Sie eine Neubewertung vornehmen und eine Reduzierung vornehmen, wenn Sie dies für richtig halten.

Zu Beginn empfehle ich Festlegen einer täglichen Besprechung von nur 15 Minuten (natürlich abhängig von Ihrer Teamgröße).

In diesen Besprechungen können Sie sich im Kreis bewegen. Dies gibt jedem Teammitglied die Möglichkeit zu sagen:

Was steht für den Tag oder die Woche auf dem Teller?
Wenn sie aktuelle Hindernisse haben, die sie daran hindern, Aufgaben oder Projekte auszuführen
Was sie von anderen Teammitgliedern benötigen, um diese Hindernisse zu beseitigen oder die Dinge zu beschleunigen

Versuchen Sie, die Zeit für alle angenehm zu gestalten, z. B. 10 oder 11 Uhr, wenn Sie einen regulären 9- bis 5-Arbeitstag haben. Dies gibt ihnen etwas Zeit dazu selbst produktiv sein Trotzdem können sie ihre Hindernisse frühzeitig überwinden, damit sie Zeit haben, die Dinge zu erledigen.

wie man Remote-Arbeiten für Teams verwaltet

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2. Schreiben Sie Workflows, Prozesse und Rollen auf

Die Arbeit mit Remote-Teams kann sehr kompliziert und schnell werden. Wenn Sie alle Ihre internen Vorgänge auf virtuell umstellen, gibt es viele Schritte und Elemente, die zwischen die Risse fallen können.

Der beste Weg, um sicherzustellen, dass alles reibungslos verläuft, besteht darin, so viel wie möglich abzubilden. Und ich meine nicht in deinem Kopf.

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Erstellen physische Dokumente, die schrittweise Anweisungen geben darüber, wie Dinge erledigt werden sollen, wann sie erledigt werden sollen und wer sie tun soll.

Diese Dokumente können Folgendes enthalten:

Checklisten für jedes Element eines Projekts oder einer Aufgabe
„Playbooks“, die tief in Protokolle und Prozesse eintauchen
Flussdiagramme, die veranschaulichen, was unter sich ändernden Umständen zu tun ist
Vorlagen wie Outreach-Skripte oder Berichte, die Teammitglieder problemlos ausfüllen können

Legen Sie diese Dokumente auf einem freigegebenen Laufwerk oder einer Projektverwaltungsplattform ab, sodass jeder jederzeit darauf zugreifen kann.

Diese praktischen Tools für die Remote-Teamverwaltung tragen wesentlich dazu bei, dass die Teammitglieder nicht auf Informationen warten müssen, die früher erforderlich waren, um jemanden zu fragen.

3. Fragen Sie proaktiv, wie Sie jede Person unterstützen können

Jeder gewöhnt sich an den neuen Schwung der Dinge. Niemand findet das erstaunlich und luftig.

Um ein Remote-Team effektiv zu verwalten, müssen Sie Ihrem Team zeigen, dass Sie dessen Erfahrungen verstehen. Sie müssen auch Mitgefühl, Rücksichtnahme und die Bereitschaft zeigen, zu versuchen, sie auf halbem Weg zu treffen.

Anstatt darauf zu warten, dass sie sich über Dinge beschweren, die scheiße sind, fragen Sie sie, wie Sie die Dinge dazu bringen können, weniger zu saugen. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie Sie proaktiv Feedback erhalten können:

Fragen Sie einmal pro Woche während eines Gruppentreffens alle auf einer Skala von eins bis zehn nach ihrem „Teamglückswert“.
Führen Sie regelmäßige Einzelgespräche durch, damit jedes Teammitglied die Möglichkeit hat, seine Gedanken vertraulich auszudrücken.
Versenden Sie Umfragen mit einem Tool wie Google Forms oder Umfrage Affe .

Fragen Sie jede Person nach den Dingen, die Ihr Team gut gemacht hat und die Dinge, die sie verbessern können. Stellen Sie die gleichen Fragen über sich selbst als Führungskraft.

Tun Sie dann, was Sie können, um die Lücken zu schließen und ein stärkeres Gefühl der Gemeinschaft, der Zusammenarbeit und des Vertrauens zu fördern, dass Sie Ihr Bestes tun, um sie zu beseitigen.

Best Practices für Remote-Teams

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4. Stellen Sie ein Gleichgewicht zwischen Regeln und Unabhängigkeit her

Habe ich erwähnt, dass jetzt eine seltsame Zeit für alle ist?

Jede Person hat ihre eigenen Umstände und ihren eigenen Tagesplan. Dies wird für Menschen verstärkt, die mit kleinen Kindern und anderen Familienmitgliedern oder Mitbewohnern leben, die jetzt alle zu Hause eng sind.

Einige Menschen werden mit ihrer neu gewonnenen Unabhängigkeit gedeihen. Einige werden alles hassen.

Zu lernen, wie man ein entferntes Team verwaltet, bedeutet, ein empfindliches Gleichgewicht zu finden. Einerseits müssen Sie proaktiv eine klare, stabile Struktur festlegen, wie tägliche Aktivitäten ausgeführt werden können und sollten.

Auf der anderen Seite müssen Sie den Spielern etwas Spielraum einräumen finde ihren eigenen Fluss und ihre eigenen Rituale - und herauszufinden, wie Arbeit in die Verwaltung ihres persönlichen Lebens passt.

Eine Möglichkeit, dies zu tun, besteht darin, detaillierte Rahmenbedingungen für die Fertigstellung von Projekten festzulegen, sich jedoch mehr auf die Endziele zu konzentrieren als auf die Zeit, die jeder einzelne Schritt benötigt.

Mit anderen Worten: Halten Sie diese umfassenden Dokumente von Tipp Nr. 2 fern, aber legen Sie nach bestem Wissen und Gewissen den Hammer nieder, wenn die Leute nicht jedes Detail kennen.

Beste Tools für Remote-Teams

Sie werden feststellen, dass all diese Best Practices angewendet werden Weg Einfacher, wenn Sie über die richtigen Tools für die Remote-Arbeitsverwaltung verfügen.

Sehen wir uns einige der beliebtesten Tools und Software an, um Ihrem Team dabei zu helfen, die Effizienz des Biestmodus zu erreichen.

1. Zoomen

Sie haben wahrscheinlich viel darüber gehörtZoomenwenn Sie es noch nicht verwenden. Es war beliebt, bevor die Pandemie ausbrach, aber seine Verwendung hat exponentiell zugenommen. Sie können dies durch die Anzahl der Zoom-Memes bestätigen, mit denen das Internet jetzt gefüllt ist.

beste Tools für Remote-Teams

Zoom bietet ein kostenloses Konto, mit dem Sie sich bis zu 40 Minuten lang mit unbegrenzten Einzelgesprächen treffen können. Außerdem können Sie bis zu 100 Teilnehmer aufnehmen.

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zwei. Locker

Lockerist ein weiteres Tool zur Remote-Teamverwaltung, das Sie überall sehen. Und das liegt daran, dass es großartig ist.

Dies ist eine großartige Alternative zu E-Mails, bei denen Sie möglicherweise stundenlang auf etwas warten müssen, dessen Chat 15 Sekunden dauern würde.

Sie können Kanäle zum Teilen von Themen erstellen, z. B. einen Kanal für jeden Ihrer Service-Kunden oder einen Kanal für jede Abteilung in Ihrem Unternehmen. Mit Zoom können Sie auch Ihre Filesharing-Tools integrieren und Sprach- oder Videoanrufe tätigen.

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3. Trello

Trelloist ein einfaches, aber ansprechendes Projektmanagement-Tool, mit dem Sie große Projekte in einzelne Aufgaben aufteilen können, sodass nie etwas zurückbleibt.

Diese Remote-Teamverwaltungssoftware verwendet die Kanban-Methode Dies hilft Ihnen, den Workflow zu visualisieren, anstatt lange, langwierige Textwände und Aufgabenlisten zu betrachten.

Sie können leicht sehen, wo sich jeder in seinem Projekt befindet, was die Kommunikation fördert, ohne dass Sie jedes Teammitglied für eine Statusaktualisierung feilschen müssen. Und alles ist mit einer supereinfachen Drag-and-Drop-Funktion ausgestattet.

Remote-Team-Management-Tools

Vier. LastPass

Mussten Sie jemals den ganzen Tag warten, nachdem Sie ein Teammitglied nach einem einzigen Passwort gefragt haben? Ich habe und es ist das Schlimmste.

Ein Passwort-Manager-Tool wieLastPassist eine großartige Möglichkeit, alles an einem sicheren Ort aufzubewahren, an dem jeder jederzeit darauf zugreifen kann.

Diese Remote-Team-Management-Software verfügt über hervorragende Bewertungen und viel Vertrauen in die Branche, sodass Sie sich keine Sorgen um die Sicherheit machen müssen. Geben Sie einfach alle Ihre Passwörter ein und seien Sie versichert, dass niemand erneut einen Engpass für ein Login bekommt.

Remote-Team-Management-Software

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5. Calendly

Wenn Sie und Ihr Team plötzlich in Zoom-Meetings ertrinken, ist dies ein Planungswerkzeug wieCalendlykann Ihnen helfen, Ihre Termine zu verwalten - und Ihre kostbare Zeit.

Es lässt sich in Ihren Kalender in Google, iCloud, Office365 oder Outlook integrieren und aktualisiert Ihre Verfügbarkeit automatisch entsprechend Ihren Einstellungen. Dann kann jeder, der mit Ihnen chatten möchte, eine Zeit aus Ihren verfügbaren Slots auswählen.

Keine hin und her E-Mails mehr. Einfach reibungsloses Segeln und mehr Zeit für die eigentliche Arbeit.

Kalender für Fernbedienung

6. Zapier

Wenn Sie bereit sind, Ihr Effizienzspiel zu verbessern,Zapierverfügt über zahlreiche Funktionen zur Automatisierung verschiedener Aspekte Ihres Betriebs.

Diese Remote Work Management-Software lässt sich in mehr als 2.000 andere Apps integrieren und verbindet diese. Es verschiebt Informationen, sodass Sie Kontinuität haben können, ohne dieselben Informationen manuell an verschiedenen Stellen hinzufügen zu müssen.

Sie können 'Trigger' so einstellen, dass eine Aktion ausgeführt wird, wenn eines passiert. Hier nur einige Zehntausende von Beispielen:

Speichern Sie eine Datei in Dropbox, nachdem jemand sie Ihnen in Slack gesendet hat
Veröffentlichen Sie Ihre neuen WordPress-Artikel automatisch auf LinkedIn
Senden Sie eine E-Mail über Google Mail, wenn eine Google Sheets-Zeile aktualisiert wird
Erstellen Sie eine neue Trello-Karte aus einem Google Kalender-Ereignis

Es gibt so viele Möglichkeiten. Probieren Sie es aus und überzeugen Sie sich selbst.

zapier

Remote-Teams wie ein Boss verwalten

Niemand ist überrascht zu hören, dass Sie und Ihr Team möglicherweise zusätzliche Herausforderungen haben, wenn Sie durch die Pandemie und die Umstellung auf virtuelle Arbeit navigieren.

Wenn Sie lernen möchten, wie Sie Remote-Arbeiten für Ihr Team verwalten, müssen Sie in einigen wichtigen Punkten an die Spitze der Führung treten. Einige dieser Wege werden bekannt sein, andere werden sich völlig neu anfühlen.

Es hängt alles davon ab, wie Sie damit umgehen.

Das beste virtuelle Führer Bemühen Sie sich ständig, vorausschauendes Denken, Planen und Effizienz mit ein wenig Kreativität, Belastbarkeit und Mitgefühl für die Erfahrungen des Teams in Einklang zu bringen.

Sie müssen dieses Gleichgewicht nicht einmal perfekt herstellen. Nur jeden Tag darauf hinzuarbeiten, macht den Unterschied.